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Datenauditierung in Define

Ein Prozess zur Sicherung der Qualität Ihrer Informationen

Um die Interoperabilität zwischen Softwaresystemen zu gewährleisten, müssen Datenvorlagen und ihre Elemente unbedingt eindeutig und einheitlich beschrieben werden. Define bietet hierfür eine Reihe von integrierten Funktionen und Prozessen, die den Nutzer:innen bei der Erstellung hochwertiger Inhalte helfen. Diese Funktionen und Prozesse sind an den maßgebenden Normen wie EN ISO 23386, EN ISO 23387 und PAS 14191 ausgerichtet.

Um die Qualität der Daten für alle Nutzer zu gewährleisten und sicherzustellen, dass unsere Datenvorlagen die Realität der Bauprozesse in der realen Welt akkurat widerspiegeln, gibt es in Define sowohl einen Prozess zur Freigabe von Inhalten (Content Approval) als auch zur Datenauditierung (Data Auditing). Die Freigabe von Inhalten ist dabei der in EN ISO 23386 vorgesehene Prozess, bei dem Domänenexperten die Zweckmäßigkeit der von den Nutzer:innen neu vorgeschlagenen Konzepte beurteilen und diese freigeben oder ablehnen können. Dagegen handelt es sich bei der Datenauditierung um einen internen Prozess, bei dem die Datenauditoren von Define für eine konsistente Struktur und den guten Allgemeinzustand der Define Datenbank sorgen. Im Folgenden erklären wir den Prozess der Datenauditierung genauer und gehen dabei auch auf einige der wichtigsten Aspekte des Prozesses zur Freigabe von Inhalten ein.

Was ist die Datenauditierung in Define?

Alle Nutzer:innen von Define sind dafür verantwortlich, dass die Qualität ihrer Datenbank im System gewahrt bleibt. Darüber hinaus ergreifen Define Experten jedoch weitere Maßnahmen, um die Gesamtqualität der in der Plattform erstellten Merkmale und Datenvorlagen zu sichern. Dazu wird ein interner Prozess durchgeführt, der Datenauditierung genannt wird. Dieser für alle Nutzer:innen von Define obligatorische Schritt soll sicherstellen, dass alle Nutzer:innen sich auf die gleiche Qualität der Datenvorlagen verlassen können.

Erster Indikator für die Datenqualität: Vermeidung von Duplikaten

Eines der Hauptziele der Datenauditierung ist es, zu verhindern, dass Konzepte, die dieselbe Information darstellen, doppelt oder mehrfach vorkommen. So soll zum Beispiel vermieden werden, dass es verschiedene Merkmale gibt, die alle das Leistungsmerkmal „Feuerwiderstand“ repräsentieren.
Mehrfach vorkommende Konzepte werden als Duplikate bezeichnet und müssen aufgrund der folgenden Nachteile vermieden werden:
– zusätzlicher Aufwand für alle Define Nutzer:innen
– unnötiges Aufblähen der Define Datenbank
– Beeinträchtigung der Interoperabilität, da zwei Nutzer möglicherweise die gleichen Informationen austauschen möchten, aber unterschiedliche Konzepte zu deren Repräsentation verwenden
Dies wird in dem Beispiel 1 deutlich: alle drei Merkmale haben ähnliche Bezeichnungen (Full name), sodass geklärt werden sollte, ob es sich gegebenenfalls um Duplikate handelt.

Falls das Vorliegen von Duplikaten in Define bestätigt wird, ergreifen die Datenauditoren zusätzliche Maßnahmen. Dazu zählen die Deaktivierung des Duplikats, der Ersatz durch das korrekte Konzept oder Vorschläge, wie es bearbeitet werden kann, damit alle Konzepte in Define eindeutig bleiben.

Zweiter Indikator für die Datenqualität: Datenkonsistenz

Ein weiteres wichtiges Ziel der Datenauditierung ist es, eine klare und konsistente Repräsentation aller Konzepte für alle Anwendungsfälle zu gewährleisten.

Da viele Inhaltsexperten (Nutzer:innen, die neue Konzeptentwürfe erstellen) unabhängig voneinander in Define arbeiten, kann es manchmal zu unvollständigen oder fehlerhaften Dateneingaben kommen. Dadurch können Konzepte unklar oder inkonsistent sein. Einen weiteren Faktor können neue Branchenentwicklungen sein, die dazu führen, dass ältere Konzepte mit neueren nicht mehr vereinbar sind.

Neben der Vermeidung von Duplikaten sind die Nutzer:innen für die Erstellung konsistenter Inhalte verantwortlich. Die Datenauditoren sind für die Vermeidung von Inkonsistenzen zuständig.

Ablauf des Freigabeprozesses

Mit der Unterzeichnung einer vertraglichen Vereinbarung erklären sich die Kunden damit einverstanden, dass alle Konzepte, die sie in Define erstellen möchten, einem Prozess zur Datenauditierung unterzogen werden, um die Qualität ihrer Daten zu gewährleisten. Sie können sich jedoch dafür entscheiden, Konzepte ohne einen Prozess zur Freigabe durch einen Domänenexperten einzugeben. Dieses Vorgehen ist jedoch nicht empfehlenswert und Define Experten können diese Aufgabe im Auftrag des Kunden ausführen. Bevor ein neu vorgeschlagenes Konzept als offizielles Konzept anerkannt wird, muss es von einem Domänenexperten untersucht werden. Dieser Prozess stellt sicher, dass die Konzepte für die Baubranche und den jeweiligen Anwendungsfall, für den sie erstellt werden, relevant sind.
In der nachstehenden Abbildung ist der Ablauf des Prozesses zur Freigabe der Konzepte dargestellt.

• Der Prozess zur Freigabe wird eingeleitet, wenn ein Inhaltsexperte einen Konzeptentwurf fertigstellt und diesen zur Freigabe an einen Domänenexperten sendet.
• Der Domänenexperten muss dann beurteilen, ob ein neues Konzept sachlich richtig und für den Anwendungsfall in ihrem Fachgebiet (z. B. Tragwerksplanung, Umweltbewertung, oder Thermische Gebäudesimulationen) relevant ist.
• Der Domänenexperte kann den Antrag auch ablehnen oder zusätzliche Informationen vom Inhaltsexperten anfordern, falls er diese für seine Entscheidung benötigt. In Define stehen die dafür nötigen Funktionen innerhalb des Systems zur Verfügung.
• Nachdem alle erforderlichen Informationen zusammengetragen wurden, gibt der Domänenexperte den Entwurf frei, der dann zu einem Konzept wird.

Prozess der Datenauditierung

Wie bereits erwähnt, dient der Prozess der Datenauditierung dazu, die Qualität der Daten für alle Nutzer:innen sicherzustellen. Define Nutzer erklären sich damit einverstanden, dass alle Konzepte, die sie in Define erstellen möchten, einem Prozess zur Datenauditierung unterzogen werden, bevor sie offiziell in den Define Datenkatalog aufgenommen werden.

Der typische Prozess zur Datenauditierung läuft folgendermaßen ab. Er wird eingeleitet, wenn ein Inhaltsexperte einen Konzeptentwurf fertigstellt und diesen zur Freigabe sendet.

  • Der Inhaltsexperte erstellt den Entwurf für ein Konzept und sendet diesen zur Freigabe durch einen Datenauditor und Domänenexperten.
  • Domänenexperten prüfen jeden Entwurf auf Unstimmigkeiten und vergleichen ihn mit den vorhandenen Datenbankinhalten. Dabei stellten sie fest, ob es bestätigte Duplikate gibt. Alle neuen Konzeptentwürfe müssen überprüft werden, bevor sie zu offiziellen Konzepten werden.

– Falls der Vorschlag den Konsistenzrichtlinien entspricht, wird der Konzeptentwurf Validierung bzw. Freigabe durch einen Datenauditor geschickt. Der Datenauditor prüft, ob der Vorschlag den anerkannten Quellen entspricht und veröffentlicht das Konzept in diesem Fall in Define.
– Wenn Unstimmigkeiten oder bestätigte Duplikate gefunden werden, lehnt der Domänenexperte den Vorschlag ab oder macht Vorschläge zur Behebung und sucht gemeinsam mit dem Inhaltsexperten eine Lösung. Falls der Inhaltsexperte beschließt, die Entwurfsfassung beizubehalten, wird sie zur privaten Nutzung* aufgeführt.
* Ein Konzept für die private Nutzung kann nur im eigenen Kontext des Inhaltsexperten verwendet werden und darf nicht mit anderen Kontexten oder Lösungen geteilt werden. Unabhängig davon empfehlen Define Experten dringend, den Vorschlägen des Datenauditors zu folgen und die private Nutzung möglichst zu vermeiden.

Gerne können auch regelmäßige Nutzer:innen der Plattform jederzeit einen Beitrag zur Datenauditierung leisten. Falls Nutzer:innen Duplikate oder Unstimmigkeiten finden, können sie sich nach dem folgenden Schema an unser Support-Team wenden:

  • Nutzer, die Duplikate finden, können sich an das Define Support-Team wenden.
  • Der Datenauditor analysiert den Bericht und entscheidet nach folgendem Schema:

– Falls der Eintrag für makellos befunden wird, erfolgt eine Stellungnahme an den Nutzer.
– Falls der Eintrag Fehler enthält, berichtigt er ihn entsprechend.

Zusammenfassung

Der in EN ISO 23386 vorgesehene Freigabeprozess zur Anerkennung von Inhalten ist bereits in Define implementiert. Die zusätzlichen Prozesse zur Datenauditierung unterstützen die Kunden dabei, gesunde Datenstrukturen zu erhalten, die Fehler, Datenverluste und Störungen des Informationsaustauschs vermeiden. Durch diese Funktionen hebt sich Define von ähnlichen Plattformen für das Datenmanagement im Bauwesen ab und stellt sicher, dass nur qualitativ hochwertige Inhalte im System zirkulieren.