Proceso de auditoría de datos en Define

Para poder garantizar la interoperabilidad entre sistemas de software, es de suma importancia que tanto plantillas de datos como sus elementos estén descritos de manera clara y uniforme. Por esta razón, hemos puesto en marcha en Define una serie de funciones y procesos que servirán de ayuda a los usuarios a la hora de crear contenido de calidad. Estas funciones y procesos se han establecido conforme a las normas EN ISO 23386, EN ISO 23387 y PAS 14191, entre otras.

Con el objetivo de garantizar que todos los usuarios cuenten con datos de calidad y que las plantillas de datos reflejen la situación del proceso de construcción en la vida real, Define se rige por una serie de procesos como son la aprobación de contenido y la auditoría de datos. La aprobación de contenido es un proceso que se ajusta a la norma EN ISO 23386, en el que los expertos en un dominio valoran la relevancia de los nuevos conceptos propuestos por otros usuarios. Por contra, el proceso de auditoría de datos es un proceso interno en el que los auditores de datos de Define verifican que la base de datos de Define cuenta con una estructura coherente y en general, con buena salud. En esta sección nos centraremos principalmente en el proceso de auditoría de datos, pero también haremos referencia a algunos de los aspectos más importantes del proceso de aprobación de contenido.

Los usuarios de Define son los principales responsables de preservar la calidad de sus bases de datos dentro del sistema. Pero, además, para asegurar la calidad general de las propiedades y las plantillas de datos creadas en la plataforma, los expertos de Define llevan a cabo una serie de medidas adicionales dentro de un proceso interno llamado auditoría de datos. Este proceso es de obligatorio cumplimiento para los usuarios de Define y tiene como objetivo garantizar que todos los usuarios cuentan con plantillas de datos de calidad.

Uno de los objetivos principales del proceso de auditoría de datos es prevenir la repetición de conceptos que representen una misma información. Por ejemplo, una serie de propiedades que representen la prestación «resistencia al fuego».
Estos conceptos se conocen como duplicados y deben evitarse por las siguientes razones:
– suponen un esfuerzo adicional para los usuarios de Define.
– inflan de manera artificial la base de datos de Define.
– impiden la interoperabilidad, ya que es posible que dos usuarios quieran intercambiar la misma información, pero usen diferentes conceptos para representarla. Observe a continuación el primer ejemplo, en el que las tres propiedades tienen nombres parecidos y tendría que valorarse si son duplicados:

En caso de que en Define se confirme que existe un duplicado, los auditores de datos tendrán que tomar medidas adicionales como desactivar el duplicado, sustituirlo por el concepto correcto o proponer cómo editarlo de manera que todos los conceptos de Define sigan siendo únicos.

Otro objetivo principal de la auditoría de datos es garantizar una representación clara y coherente de los conceptos en todos los casos de uso.

En Define trabajan de manera independiente diversos expertos en contenido (usuarios que crean borradores de nuevos conceptos). Esto a veces puede dar lugar a que se introduzcan datos incompletos o erróneos y que deriven en conceptos confusos e incoherentes. Otro factor a tener en cuenta es que, debido a la naturaleza cambiante de esta industria, los conceptos antiguos puede que no mantengan la coherencia con los nuevos.

Además de evitar duplicados, los usuarios se encargan de crear contenido coherente y los auditores de datos se encargan de prevenir incoherencias.

Los clientes firman un contrato por el cual aceptan que todo concepto que deseen crear en Define queda sujeto a una auditoría de datos que garantice la calidad de sus datos. Sin embargo, y aunque no es recomendable, puede que decidan introducir conceptos que no hayan sido sometidos al proceso de aprobación de un experto en el dominio. En esos casos, se les puede pedir a expertos de Define que lleven a cabo este servicio en nombre del cliente. Un experto en un dominio debe siempre revisar los borradores de nuevos conceptos antes de que se conviertan en conceptos oficiales. Este proceso garantiza que los conceptos son relevantes para la industria de la construcción y para el caso de uso para el que se crean.
En el siguiente gráfico puede ver el flujo de trabajo del proceso de aprobación:

• El proceso de aprobación se inicia cuando un experto en contenido termina el borrador de un concepto y se lo envía a un experto en el dominio para que lo apruebe.
• La función del experto en el dominio es valorar si el nuevo concepto es verdadero y útil para el caso de uso según su experiencia en ese campo (p. ej., diseño estructural, evaluación medioambiental, análisis térmico, etc.).
• El experto en el dominio puede rechazar o solicitar más información al experto en contenido con el fin de tomar una mejor decisión. Define cuenta con las funciones necesarias para que esto pueda hacerse dentro del sistema.
• Una vez que se recopila la información necesaria, el experto en el dominio aprueba que el borrador pase a ser un concepto.

• El experto en contenido completa el borrador del concepto y lo envía para que sea aprobado por un auditor de datos y un experto en el dominio.
• Los expertos en el dominio comprueban que los borradores no tengan incoherencias y los comparan con el contenido existente en la base de datos para ver si existen duplicados. Los expertos en el dominio deben examinar cada borrador de nuevo concepto antes de que se convierta en un concepto oficial.

– Si la propuesta sigue las recomendaciones de coherencia, el borrador se envía al auditor de datos para que lo apruebe. El auditor de datos comprueba si la propuesta concuerda con las fuentes de confianza y en caso de que sí, se publica en Define.
– En caso de que se encuentren incoherencias o se confirme un duplicado, el experto en el dominio rechaza la propuesta o discute con el experto en contenido sobre cómo corregirla. En caso de que el experto en contenido decida conservar la versión del borrador, se marca como de uso privado*.
* El concepto para uso privado solo puede usarse en el contexto privado del experto en contenido y no puede compartirse con otros contextos o soluciones. De todas formas, los expertos de Define recomiendan encarecidamente seguir las propuestas del auditor de datos y evitar el uso privado siempre que sea posible.

Siempre es bienvenida la participación de los usuarios en el proceso de auditoría de datos. En caso de que un usuario encuentre un duplicado o una incoherencia, puede ponerse en contacto con nuestro equipo de asistencia técnica:

• Si un usuario encuentra un duplicado, puede contactar con el equipo de asistencia técnica de Define.
• El auditor de datos analizará el informe y a continuación:

– si no encuentra ningún problema, devolverá el informe al usuario.
– si encuentra un problema, actualizará el artículo en consecuencia.