¿Qué es una plantilla de datos?

En este artículo encontrará información muy importante sobre las plantillas de datos y la manera en que estas se desarrollan.

Cada organización del sector de la construcción tiene su propia manera de estructurar sus datos. Ningún problema con esto. Pero para poder comunicarse e intercambiar información de manera fiable con otras organizaciones y sistemas, se necesita tener una base en común. La industria de la construcción debería implementar una estrategia común para estructurar y transformar los datos en activos interoperables. Esto permitiría a cualquier organización, fuera cual fuera su tamaño, sacar adelante sus iniciativas de digitalización y aprovechar la tecnología disponible actualmente en el mercado. Y aún más importante, en la construcción, contar con una estrategia común para crear modelos de datos favorece el intercambio de datos y acelera la transformación digital del sector.

La metodología de las plantillas de datos se creó con el fin de abordar esta necesidad. Los organismos de normalización, como CEN e ISO, se encargan de desarrollarlas para poder proporcionar al sector una guía de buenas prácticas y de normas comunes que ayuden a estructurar los datos para su uso digital.

Es fundamental seguir las normas internacionales para poder definir y estructurar la información de productos en plantillas de datos comunes y conseguir así un mayor grado de digitalización en el sector.

Desde el punto de vista de un usuario, una plantilla de datos es una estructura de datos común que define las características (llamadas «propiedades»), cualidades físicas y prestaciones de un objeto de construcción de acuerdo a una fuente de información, ya sea una norma o un reglamento.

Por otro lado, desde el punto de vista de un software, la plantilla de datos es un conjunto de conceptos conectados entre sí en diferentes relaciones. Estableciendo estas conexiones entre conceptos usando fragmentos de código únicos, en las máquinas se configura una lógica específica. Esto nos permite crear un lenguaje tecnológico común que ayuda a un software a transmitir significados de manera consistente, sin importar el idioma usado en un determinado país.

Para poder hablar de la metodología que está detrás de las plantillas de datos, es necesario explicar con detenimiento algunos términos técnicos. Estos términos son los objetos de construcción, las propiedades, los atributos y los grupos de propiedades.

¿Qué es un objeto de construcción?

Uno de los requisitos más importantes y obligatorios para definir y crear una plantilla de datos es contar con un objeto de construcción al que asociar la plantilla de datos.

El objeto de construcción determina cuál es el objeto de interés en un proceso constructivo que va a ser luego detallado por la plantilla de datos. Puede ser una ventana, una puerta exterior, aislamiento de poliestireno expandido (EPS), un muro de mampostería, etc.

¿Qué es una propiedad, un atributo y un grupo de propiedades?

La propiedad de un producto podría entenderse como el elemento fundamental más pequeño que define un producto con fines digitales.

Las propiedades son las características que describen un objeto de construcción. Para poder crear una propiedad, es fundamental definir sus atributos. Los atributos pueden ser la «medida», el «valor», la «unidad», etcétera, de una propiedad. Son los «metadatos» de una propiedad y definen cuánto mide físicamente la propiedad y la unidad en que esta se expresa.

Definir propiedades únicas con diferentes atributos es un paso muy importante, pues permite a un software comparar valores. Por ejemplo, para comparar el porcentaje de absorción de agua de dos productos.

Por último, pero no por ello menos importante, los grupos de propiedades son simplemente colecciones que permiten a los usuarios agrupar propiedades basándose en un criterio específico y luego reutilizarlas y redistribuirlas.

Las características de un producto (o propiedades) no comparten el mismo nombre, grafía o abreviación en diferentes países y dentro de diferentes organizaciones. Por lo tanto, los programas informáticos entienden esta información como diferente. La metodología de las plantillas de datos tiene en cuenta estas diferencias.

Para ayudar a las máquinas a entender el significado previsto de una información hace falta un marco común de conceptos y de relaciones entre esos conceptos.

Nombres y conceptos: las máquinas no pueden comparar valores si no pueden relacionarlos con el mismo concepto

• Este proceso crea un riguroso sistema de validación de los contenidos
  digitales y define cómo los usuarios y expertos deben crear
  las propiedades y los atributos en un diccionario de datos y también
  cómo dicho contenido debe asignarse a otros diccionarios de datos.
• El objetivo es favorecer el intercambio de información de calidad entre
  los actores del sector para usarlo con distintos fines, como en un modelo digital, y también
  para emplearlo en el comercio internacional y para cumplir con los requisitos de mantenimiento.

Cuando hablamos de plantillas de datos, es importante mencionar que las fuentes fiables de características de productos (o propiedades) son, entre otras, las normas internacionales, las normas europeas (como las normas armonizadas), las leyes, las directivas, los documentos, etc.

También es importante destacar que la estructura de las plantillas de datos cuenta con una jerarquía específica para estas fuentes de datos de confianza. Las fuentes de datos jurídicos, como las normas armonizadas europeas, tienen mayor prioridad que las normas nacionales, y las normas nacionales tienen mayor prioridad que los requisitos de certificación de usuarios como BREEAM y COBie.

Así es cómo se crean las plantillas de datos para que sirvan de marco común en la gestión de datos de productos de construcción.

Las normas internacionales, las normas europeas, leyes, directivas, documentos, etc., son fuentes fiables de características de productos. Las plantillas de datos sirven como marco común en la gestión de datos de productos de construcción.

Los organismos de normalización internacionales CEN e ISO han publicado una serie de normas que versan sobre la metodología necesaria para crear plantillas de datos. Las siguientes normas se desarrollaron como parte del trabajo del comité técnico 442 del CEN y fueron publicadas en 2020:

• EN ISO 23386 Building information modelling and other digital processes used in construction — Methodology to describe, author and maintain properties in interconnected data dictionaries – This standard describes the rules for defining and a methodology for authoring and maintaining the content of a data dictionary. Practically, this adds up to a common governance process for all users, responsible for developing a common data language. Every new entry in a data dictionary is held up to the same scrutiny, all of them are equally well described. That happens by referencing actual relevant sources (ideally standards and regulations) and approval by domain experts, so that the content of the dictionary reflects the actual language used on projects. This framework is very important to ensure interconnectivity between the different data dictionaries in the construction sector, thus enabling one common language for the entire industry.
• EN ISO 23387 Building information modelling (BIM) — Data templates for construction objects used in the life cycle of built assets — Concepts and principles – This is the document that enables the common structuring of data for construction sector through the so-called data templates. The data templates are structured representation of construction objects and their features. It leverages both above standards to provide data structures, based on the common language from a data dictionary, subjected to a rigorous governance process according to EN ISO 23386. That makes data templates digital human-understandable, machine-readable, interoperable representations of the very standards and regulations they were derived from.

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Cuando un fabricante rellena una plantilla de datos, al resultado se le conoce como ficha técnica. Una ficha técnica resume las prestaciones y las características técnicas de un producto, material o componente, conforme a la normativa o requisito comercial que se haya introducido en la plantilla de datos.

En otras palabras, una ficha técnica es como el pasaporte de un producto: el fabricante puede realizar un seguimiento de ella y cada producto de construcción tiene una diferente. Las fichas técnicas permiten a los actores implicados en un proceso constructivo beneficiarse de unos datos del fabricante actualizados, precisos y fiables.

Además, los fabricantes pueden integrar el repositorio que almacena la información digital del producto en sus sistemas PIM, DAM o ERP. De esta manera se aseguran que los datos que contienen las fichas técnicas están siempre actualizados. Estas fichas técnicas pueden servir de fuente única de información y la información contenida en ellas puede actualizarse de manera automática en sistemas de terceros.

Aparte del fabricante, también otros actores pueden rellenarlas con datos del producto de construcción. A estas fichas normalmente se les llama «específicas de un proyecto», ya que su autor puede verificar la precisión de los datos de la ficha técnica en el momento en que esta se crea.

Una vez descrita la metodología de las plantillas de datos, echaremos un vistazo a las ventajas que aportan y a cómo los datos estructurados pueden ayudar a la construcción a alcanzar su siguiente nivel de digitalización.

Básicamente, las plantillas de datos sirven para asegurar que los solicitantes de datos de productos (propietarios de activos, arquitectos, jefes de compras, gerentes de instalaciones, etc.) y los proveedores de datos de productos (fabricantes, distribuidores) intercambian información de productos basada en unas mismas estructuras y con un mismo lenguaje digital.

Quien participe en un proceso de construcción puede usar una ficha técnica para configurar los requisitos de datos, rellenarlas con datos reales y verificar que los datos introducidos cumplen con los requisitos. La implementación de las plantillas de datos es la pieza del puzle que faltaba para conectar la información del producto del fabricante con los requisitos y necesidades del cliente.

Además de hacer del intercambio de información de productos un proceso más eficiente, las plantillas de datos sirven también como enlace a una tecnología inteligente de la que la industria de la construcción puede sacar provecho.

Solo tras haber construido una base sólida de datos digitales mediante el uso de plantillas de datos seremos capaces de crear y beneficiarnos de las representaciones digitales de los activos físicos (gemelos digitales), mantener una red de dispositivos con conexión habilitada a internet (internet de las cosas) y capacitarlos para que aprendan a partir de estímulos externos (inteligencia artificial), o incluso evolucionar hacia un mercado digital común dentro de la industria de la construcción.

Las plantillas de datos son especialmente útiles para los fabricantes, ya que pueden rellenarlas con la información más actualizada y precisa de los productos, materiales, sistemas y componentes que producen. Ejemplos de las ventajas más importantes que ofrecen las plantillas de datos a los fabricantes:

• Mayor calidad de datos: una fuente única de información para todos los departamentos; se acabaron las adivinanzas en las licitaciones; los clientes confían más en los datos a los que pueden acceder sobre la marcha.
• Adaptabilidad a los modelos de negocio emergentes: aplicando las normas más recientes de estructuración de datos, los fabricantes se garantizan que sus datos de calidad puedan acceder a cualquier canal digital emergente o ya existente.
• Ahorro de costes inmediato: incorporando el uso de plantillas de datos, un fabricante medio puede reducir considerablemente los costes de su gestión de datos minimizando la entrada de datos y el mantenimiento manual de distintas bases de datos propias y privadas.

Los objetivos principales de un cliente son que sus planes y proyectos tengan éxito, que se cumpla con la normativa, que se opere de manera eficiente y, por último, crecer. Para conseguir todo esto es necesario asegurar la cooperación y la coordinación con otras partes interesadas. Los siguientes son algunos de los beneficios que las plantillas de datos normalizadas aportan a los clientes:

• Una manera inteligente de alcanzar los objetivos del proyecto: gestión mejorada de los requisitos de información y mejor toma de decisiones relativas a costes, rendimiento, impacto ambiental, etc.
• Intercambio automático de información y entrega a todos los implicados en la cadena de suministro.
• Datos de calidad a lo largo del ciclo de vida: mantenimiento predictivo, integración con sistemas de gestión de instalaciones, acceso a datos históricos; todo es posible gracias a los datos estructurados.

Un contratista puede beneficiarse de las mismas oportunidades que un cliente en términos de eficiencia y mayor competitividad en el proceso de licitación. Debido a que un contratista tiene muchas responsabilidades relacionadas con la seguridad de los materiales y de los trabajos, y también tiene que cumplir con todo tipo de requisitos, es de suma importancia la validación y la verificación automática de los datos del activo construido. Las siguientes son algunas de las ventajas:

• Colaboración mejorada con otras partes interesadas, gracias a la implementación de un lenguaje digital común.
• Disminución del riesgo de errores, verificando que la cadena de suministro cumple con requisitos y normativa.
• Reducción de los costes del proyecto y aprovechamiento de la imparable transformación digital (ACV, estimación de gastos, gemelos digitales, análisis históricos).

La construcción es un proceso complejo. En un proceso de especificación iterativo, hay múltiples participantes que necesitan proporcionar diferentes datos que describan las prestaciones de los diversos productos o elementos constructivos que van a ser instalados. Esto se realiza en diferentes etapas del proyecto y a diferentes niveles de información. Las siguientes son algunas de las ventajas de trabajar con una información bien estructurada y normalizada:

• Identifica de manera sencilla los datos de los productos necesarios en cada una de las fases de la cadena de valor de la información.
• Mejora la colaboración y reduce el riesgo de errores a través de unos requisitos informativos claramente establecidos por función, etapa, propósito y nivel de información.
• Crea/reutiliza especificaciones, basándose en las buenas prácticas, y busca productos que respondan a dichos requisitos.