Proces schvalování a auditu dat v systému Define

Zajištění kvality Vašich informací

Pro zajištění interoperability mezi softwarovými systémy je nanejvýš důležité, aby datové šablony a jejich prvky byly jasně a jednotně popsány. Proto jsme v systému Define zavedli řadu funkcí a procesů, které uživatelům pomáhají vytvářet kvalitní obsah. Tyto funkce a procesy jsou v souladu s příslušnými technickými normami, jako jsou EN ISO 23386, EN ISO 23387 a PAS 14191.

Abychom zajistili vysokou kvalitu dat u všech uživatelů a zaručili, že naše datové šablony budou odrážet realitu stavebního procesu v reálném světě, aplikace Define dodržuje procesy schvalování obsahu i auditu dat. Zatímco schvalování obsahu je proces v souladu s technickou normou EN ISO 23386, v němž experti na domény posuzují relevanci nových pojmů navržených ostatními uživateli, proces audit dat je interní proces, v němž auditoři dat společnosti Define zajišťují konzistentní strukturování a celkový stav databáze Define. V tomto dokumentu se zaměříme především na proces audit dat, ale zmíníme se také o některých hlavních aspektech procesu schvalování obsahu.

Co je to audit dat v systému Define?

Všichni uživatelé systému Define jsou odpovědní za udržování kvality své databáze v systému. Kromě toho však odborníci systému Define přijímají další opatření na podporu celkové kvality dat souvisejících s platformou. Děje se tak prostřednictvím provádění interního procesu nazvaného audit dat. Jedná se o povinný krok pro uživatele systému Define, který má zaručit, že se všichni uživatelé budou spoléhat na stejnou kvalitu datových šablon.

Opatření kvality dat 1: Předcházení duplicitám

Jedním z hlavních cílů procesu auditu dat je zabránit výskytu pojmů, které představují stejnou informaci, např., několik vlastností, které reprezentují výkonnostní charakteristiku „odolnost proti požáru“. Takové pojmy se nazývají duplikáty a je třeba se jim vyhnout, protože:

– vedou k dodatečnému úsilí pro všechny uživatele Define;

– uměle nafukují databázi Define;

– narušují interoperabilitu, protože dva uživatelé si mohou chtít vyměňovat stejné informace, ale používají k jejich reprezentaci různé koncepty;

Podívejte se na příklad 1, kde mají všechny tři níže uvedené vlastnosti podobné plné názvy, což z nich činí potenciální duplikáty, které je třeba zvážit:

V případě potvrzené duplicity v Define budou následovat další kroky ze strany auditorů dat, jako je deaktivace duplicity, její nahrazení správným pojmem nebo návrh, jak ji upravit, aby všechny pojmy v Define zůstaly jedinečné.

Opatření kvality dat 2: Konzistence dat

Dalším hlavním cílem auditu dat je zajistit jasnou a konzistentní reprezentaci všech pojmů pro všechny účely užití.

Vzhledem k tomu, že v systému Define pracuje nezávisle na sobě více odborníků na obsah (uživatelů, kteří vytvářejí nové návrhy pojmů), může to někdy vést k neúplnému nebo chybnému zadávání údajů, což vede k nejasným nebo nekonzistentním pojmům. Dalším faktorem je vyvíjející se povaha odvětví, což vede k tomu, že starší pojmy nejsou konzistentní s novějšími.

Kromě zamezení duplicit jsou uživatelé zodpovědní za vytváření konzistentního obsahu a auditoři dat jsou zodpovědní za prevenci nekonzistencí.

Pracovní postup schvalovacího procesu

Podpisem smlouvy klienti souhlasí s tím, že všechny pojmy, které chtějí vytvořit v systému Define, budou podrobeny auditu dat tak, aby byla zaručena kvalita jejich dat. Doménový expert musí prověřit všechny návrhy nových pojmů, než se stanou oficiálními pojmy. Tento proces zajišťuje, že pojmy jsou relevantní pro stavebnictví a konkrétní účel užití, pro který jsou vytvořeny. V níže uvedeném grafu najdete pracovní postup procesu schvalování s příslušnými stavy pojmů.

Pojmy, které nevyžadují audit dat, jsou skupiny vlastností a datové šablony. Ty může schválit/zamítnout přímo expert domény, aniž by musel čekat na posouzení auditorem dat.

Proces schvalování údajů probíhá v následujících krocích:

1. Odborník na obsah dokončí návrh pojmu a odešle jej ke schválení odborníkovi na doménu.
2. Doménový expert návrh přezkoumá a posoudí, zda je nový pojem věcně správný a relevantní pro daný účel užití podle své odbornosti (např. návrh konstrukce, hodnocení životního prostředí, tepelná analýza atd.).

Počet expertů, kteří musí pojem po jeho vytvoření posoudit, je ve výchozím nastavení 1 – expert na doménu. Jedná se nicméně o nastavení, které lze změnit v závislosti na konkrétních potřebách.

Pokud je třeba vytvořit neauditovatelný pojem (např. skupinu vlastností nebo datovou šablonu), stačí, aby jej schválil pouze jeden doménový expert. Pokud je však třeba vytvořit auditovatelný pojem (např. vlastnost), aby se dostal do stavu „Schválen“, musí jej posoudit 1 doménový expert a 1 datový auditor.

Když je pojem vytvořen a předán k posouzení, bude mít následující stav „čeká na vyhodnocení“:

• Čeká se na vyhodnocení – expertem na danou oblast

3. Doménový expert návrh zamítne nebo schválí:
   • Pokud expert pro doménu návrh odmítne, vrátí jej a požádá experta pro obsah o další informace nebo o provedení potřebných úprav. Tuto zpětnou vazbu lze poskytnout prostřednictvím funkce komentářů v systému Define.
   • Pokud odborník na danou oblast návrh schválí, návrh se stane pojmem a bude zveřejněn v Define s novým stavem „schválen“ (v případě neauditovatelného pojmu).
     • Pokud se týká auditovatelného pojmu, je předán auditorovi dat k přezkoumání.

Proces auditu dat

Jak již bylo zmíněno, proces auditu dat slouží k zajištění kvality dat u všech uživatelů a klienti Define souhlasí s tím, že všechny pojmy, které chtějí v Define vytvořit, budou před oficiálním zaznamenáním do Define podrobeny auditu dat.

Pojmy, které vyžadují audit dat, jsou všechny kromě skupin vlastností a datových šablon. Všechny ostatní typy pojmů budou muset projít procesem auditování po schválení expertem domény.

V následujícím pracovním postupu můžete sledovat typický proces auditu dat od jeho zahájení, kdy odborník na obsah dokončí návrh pojmu a odešle jej ke schválení.

Počet expertů, kteří musí pojem po jeho vytvoření vyhodnotit, jsou 2 – jeden expert na doménu a jeden auditor dat.

Před schválením návrhu pojmu je proto třeba provést dva typy hodnocení. Když je pojem vytvořen a předán k posouzení, může mít následující stav „čeká na vyhodnocení“:

• Čeká se na vyhodnocení – expertem na danou oblast
• Čeká se na audit – provede auditor dat

Proces auditu dat probíhá v následujících krocích:

1. Expert pro obsah dokončí návrh pojmu a odešle jej ke schválení doménovému expertovi.
2. Doménový expert návrh zamítne nebo schválí:
   • Pokud expert pro doménu návrh odmítne, vrátí jej a požádá experta pro obsah o další informace nebo o provedení potřebných úprav. Tuto zpětnou vazbu lze poskytnout prostřednictvím funkce komentářů v systému Define.
   • Pokud odborník na danou oblast návrh schválí, návrh se odešle auditorovi dat k přezkoumání.
3. Auditor dat zkontroluje každý návrh na nesrovnalosti a porovná jej s existujícím obsahem databáze, zda se nepotvrdily duplicity. Zkoumá všechny návrhy nových pojmů předtím, než se stanou oficiálními pojmy.

POZNÁMKA: Auditoři dat jsou zaměstnanci společnosti Cobuilder. Jsou nezbytnou součástí procesu, která by neměla být vynechána, protože zkoumají návrhy nových pojmů na základě technických norem a předpisů, kontrolují, zda se neduplikují s jinými souvislostmi, a odhalují nesrovnalosti, které hlásí a řeší. 

Uživatel, který má roli auditor dat, se může přihlásit do příslušného kontextu a zkontrolovat, zda má nějaké požadavky na audit, tak, že přejde do navigace na levé straně, kde se nacházejí „Požadavky“. Auditor dat pak může vybrat „Požadavky na audit“, jak je znázorněno níže:

Když auditor dat navštíví „Požadavky na audit„, jsou zde viditelné všechny pojmy pro audit, které byly dříve schváleny expertem domény:

Na pravé straně může auditor dat kliknout na modrý balónek a otevřít komentáře, které zanechal tvůrce obsahu a/nebo odborník na doménu:

Stav pojmu je v tuto chvíli „čeká na audit„. Tento stav se používá v případě, že pojem v současné době čeká na vyhodnocení auditorem dat.

1. Auditor dat návrh zamítne nebo schválí:
   • Pokud auditor dat zjistí nějaké nesrovnalosti nebo duplicity, vrátí návrh odborníkovi na obsah a navrhne, jak jej opravit (pomocí tlačítka „vrátit“ níže).

Pokud návrh odpovídá pokynům pro konzistenci, odešle auditor dat návrh pojmu ke schválení expertovi pro danou oblast (pomocí tlačítka „schválit“ níže).

Po schválení pojmu auditorem dat bude pojem zveřejněn v aplikaci Define.

Proces hlášení duplicit nebo nesrovnalostí

Do procesu auditu dat mohou vždy přispívat i běžní uživatelé. V případě, že uživatelé naleznou nějaké duplicity nebo nesrovnalosti, mohou se obrátit na náš tým podpory.

Poté auditor dat analyzuje zprávu, kterou vygeneruje tým podpory, s popsanou duplicitou nebo nekonzistencí a:

• Pokud nejsou nalezeny žádné problémy, auditor dat vrátí stanovisko uživateli.
• Pokud jsou zjištěny problémy, auditor dat položku odpovídajícím způsobem aktualizuje.